Šā gada oktobrī Saeima pieņēma grozījumus Darba aizsardzības likumā[1], dodot iespēju darba devējiem ar darba aizsardzību un darba vides risku novērtēšanu saistīto procesu dokumentēšanu veikt, izmantojot informācijas tehnoloģiju (IT) risinājumus. Ērtākais veids, kā saņemt darbinieka apliecinājumu par iepazīšanos ar darba drošības noteikumiem, ir e-paraksts.
Pašlaik darbinieku iepazīstināšana ar darba drošības jautājumiem, instruktāžas un risku novērtēšanas notiek klātienē, savukārt darbiniekam allaž jāparakstās speciālos žurnālos. Tomēr arvien vairāk darbinieku mēdz strādāt attālināti, proti – neuzturas darba devēja telpās, kā arī populārs kļūst brīvs darba grafiks, kad darbiniekam pašam ir iespēja noteikt savas darba stundas. Šādos apstākļos darba devējam ir sarežģīti sapulcēt vienlaicīgi visus darbiniekus uz kopēju darba drošības instruktāžu vai mācībām, savukārt darba vides risku izvērtēšana nereti nozīmētu, ka darba devējam un darba drošības speciālistam jādodas pie darbinieka uz mājām vai kopdarbes telpām, tas ir – vietu, no kuras darbinieks veic savus darba pienākumus.
Turpmāk, izmantojot IT risinājumus, process varēs notikt attālināti. Lai pārliecinātos, ka dokumentus parakstījusi vai procesā piedalījusies konkrēta persona (darba ņēmējs), darba devējs var noteikt, kā notiks identifikācijas process.
Ja darba devējs izvēlas darba drošības dokumentu aprites procesā izmantot elektronisko identitāti, svarīgi pārliecināties, ka ikvienam darbiniekam ir iespēja elektroniski apliecināt savu identitāti, proti – ir pieejama personas apliecība (eID karte) ar e-parakstu vai mobilā lietotne eParaksts mobile. Darba devējs procesa organizēšanai var aicināt darbinieku iegūt vienu no šiem identifikācijas rīkiem, bet, ja tas kādu iemeslu dēļ nav iespējams, var iegādāties eParaksts karti juridiskām personām, kas gan ir maksas pakalpojums.
Savukārt, lai parakstītu dokumentus elektroniski, darbiniekam jābūt personas apliecībā (eID kartē) aktivizētam e-parakstam vai, ja tiek izmantota mobilā versija – lietotnei eParakstsLV. Abas e-paraksta versijas ir bez maksas un e-parakstu skaits ir neierobežots. Dokumentu elektroniskai parakstīšanai der arī eParaksts karte juridiskām personām.
Kad identifikācijas rīks darbiniekam ir pieejams, darba devējam atliek vien organizēt nepieciešamās informācijas nodošanu, savukārt darbinieks sev ērtā laikā un vietā var izpildīt darba devēja norādījumus un elektroniski to apliecināt.
Piemēram, darba devējs var izveidot darba drošības instruktāžu videoformātā un nosūtīt to darbiniekam, pievienojot pārbaudes anketu, kura jāaizpilda pēc video noskatīšanās. Kad darbinieks to paveicis, viņš anketu paraksta ar elektronisko parakstu un nosūta darba devējam. Darba devējs savukārt šos dokumentus uzglabā.
Pastāv dažādi veidi, kā organizēt ar darba drošību saistīto dokumentu attālinātu apriti, piemēram, darba devējs var izveidot speciālu sistēmu, ietverot visu procesu, var veidot atsevišķu moduli jau esošā dokumentu vadības sistēmā vai arī lūgt darbiniekam elektroniski parakstīt apliecinājumu par iepazīšanos ar visu nepieciešamo informāciju vai mācību kursa noklausīšanos.
Šāds process var būt ļoti noderīgs uzņēmumiem, kuru darbinieki ikdienā pārsvarā atrodas ārpus biroja, piemēram – dažādu objektu būvnieki, mežizstrādes darbinieki, kravu pārvadātāji u.c. Taču tikpat ērti šāda sistēma būs arī IT uzņēmumiem un dažādiem pakalpojumu sniedzējiem, kuru darbinieki strādā attālināti, ārpus konkrēta biroja.
Vairāk par e-parakstu var uzzināt tīmekļa vietnē eparaksts.lv, savukārt par dokumentu parakstīšanu ar elektronisko parakstu – portālā daridigitaliarhivs.lv esošajā dzīves situācijas aprakstā “Dokumentu parakstīšana ar elektronisko parakstu”.
[1] https://likumi.lv/ta/id/310068-grozijumi-darba-aizsardzibas-likuma