Valsts, pašvaldību un privātā sektora pakalpojumu pieejamība digitālajā vidē kļūst arvien plašāka, tāpēc droši elektroniskās identifikācijas rīki un prasme lietot valsts un pašvaldību iestāžu e-pakalpojumus mūsdienās ir uzņēmumu digitālais “iztikas minimums”. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (VARAM) programmā “Dari digitāli” atgādina: no nākamā gada vairāki e-pakalpojumi būs pieejami tikai ar drošajiem identifikācijas līdzekļiem, tāpēc uzņēmējiem nevajadzētu atlikt minimālā digitālā komplekta – eID kartes, droša elektroniskā paraksta, e-adreses un e-rēķinu vides – sarūpēšanu.
E-adrese
Ir vairāki iemesli, kāpēc e-adrese būtiski atvieglo uzņēmēju darbu. Pirmkārt, tā nodrošina zibenīgu saziņas ātrumu, apsteidzot ne tikai pastkastītē iemestās vēstules ceļošanas tempu, bet arī saraksti e-pastā. Otrkārt, e-adreses lietošana ietaupa finanšu līdzekļus, piemēram, uz papīra un pasta pakalpojumu rēķina. Treškārt, tas ir ilgtspējīgs un videi draudzīgs risinājums, jo nav jāšķērdē dabas resursi papīra ražošanai, drukai, iepakošanai un transportēšanai. Ceturtkārt, tā ir saziņas drošība. E-pasts, ko izmantojam ikdienas saziņā, ir neaizsargāts sakaru kanāls. Personas dati, komercnoslēpums un cita sensitīva informācija būtu jāsūta aizsargātā veidā – šifrēta, taču reti kuram piemīt tādas digitālās prasmes, lai strādātu ar šifrētiem e-pasta ziņojumiem. E-adresē sūtītājs var justies drošs, ka informāciju nosūta īstajam adresātam, un, saņemot sūtījumus e-adresē, var būt pārliecināts par sūtītāja identitāti. Turklāt no 2023. gada 1. janvāra E-adrese būs obligāta juridiskām personām un jau šobrīd ir ieteicama ikvienam kā drošākais saziņas veids ar valsts un pašvaldību iestādēm.
Juridiskas personas e-adresi var izveidot divējādi atkarībā no uzņēmuma dokumentu aprites apjoma: portālā Latvija.lv vai integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā.
Piesakoties e-adreses izveidei portālā Latvija.lv, jāizmanto tam paredzēta speciāla forma. Autentifikācijas logā jāizvēlas šķirklis “Juridiska persona”, bet meklēšanas logā jāraksta uzņēmuma nosaukums, lai sistēma atlasītu meklētajam atbilstošo uzņēmumu. Nākamais solis – izvēlēties uzņēmumu, kuram paredzēts izveidot e-adresi, un sekot tālākajām norādēm. Izveidot e-adresi varēs persona, kurai reģistrētas konkrētā uzņēmuma pārstāvniecības tiesības. Toties e-adreses lietošanai ir iespējams pilnvarot arī citas personas. Juridiskās personas e-adresei iespējams piekļūt portāla Latvija.lv sadaļā “Mana darba vieta” (portāla Latvija.lv augšējā labajā stūrī), autentifikācijas logā izvēloties cilni “Juridiska persona” (ja pārstāvniecības tiesības reģistrētas Uzņēmumu reģistrā) vai cilni “Pilnvarotais (ja ir piešķirts pilnvarojums piekļuvei e-adresei)”.
Savukārt uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti ir ērtāk e-adresei pieslēgt savu dokumentu vadības sistēmu. Lai lietotu e-adresi, integrējot to uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā, ir jāņem vērā e-adreses IS parametri un pārējā e-adreses dokumentācija, kas publicēta VISS portālā.
eParaksts un eID karte
Attālināta dokumentu parakstīšana, izmantojot drošus elektroniskās identifikācijas rīkus, daudziem uzņēmumiem jau ir kļuvusi par ikdienu – tomēr ne visiem. Jāapzinās, ka droši elektroniskās identifikācijas rīki jau pavisam drīz patiešām būs obligāts “iztikas minimums”.
eID karte ir personu apliecinošs dokuments jeb elektroniskās identifikācijas rīks pakalpojumu saņemšanai digitālā un fiziskā vidē, kas no 2023. gada 1. janvāra būs obligāta lielākajai daļai Latvijas pilsoņu un nepilsoņu, kuri sasnieguši 15 gadu vecumu. Patlaban personas identifikācija pakalpojumu saņemšanai elektroniski tiek veikta ar dažādām identifikācijas metodēm, piemēram, pieslēdzoties ar internetbanku, kas tomēr nav pietiekami drošs risinājums pakalpojumu saņemšanai ārpus banku vides. eID karte ar aktivizētu eParakstu tajā ir arī viens no rīkiem e-adreses izveidei un lietošanai.Turklāt no nākamā gada 1. februāra privātajiem pakalpojumu sniedzējiem būs jānodrošina pieeja saviem e-pakalpojumiem ar nacionālajiem elektroniskās identifikācijas rīkiem eID karti vai eParaksts mobile: internetbankām, telekomunikācijas un elektrības līgumu pārvaldībai, piekļuvei veselības izmeklējumu datiem, veselības aprūpes iestāžu pakalpojumiem, kā arī, lai pieslēgtos un darbotos interneta bankā.
eID karti iespējams saņemt klātienē Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes (PMLP) teritoriālajās nodaļās vai Latvijas Republikas pārstāvniecībās ārzemēs. Lai lietotu eID karti identitātes apliecināšanai un dokumentu parakstīšanai bez maksas, var būt nepieciešams viedkaršu lasītājs (ja tāds nav iebūvēts datorā) un bezmaksas programmatūra eParakstītājs 3.0, ko var lejupielādēt eparaksts.lv/lv/lejupielades. Aktuālajai informācijai par pierakstu PMLP eID kartes izveidei var sekot līdzi mājaslapā: https://www.pmlp.gov.lv/lv/pieraksts-0
Apliecināt identitāti un bez maksas parakstīt dokumentus iespējams arī ar mobilo lietotni eParaksts mobile, kas ir bez maksas un tās saņemšanai var pieteikties portālā eparaksts.lv. Personas, kam jau ir eID karte vai eParaksts karte, līgumu par eParaksts mobile lietošanu noslēgs uzreiz portālā. Pārējiem jānoslēdz eParaksts mobile līgums, piesakoties ar internetbanku un parakstot līgumu ar bezmaksas kurjera starpniecību (2–5 darba dienas) vai parakstot līgumu pie zvērināta notāra (maksas pakalpojums).
E-rēķini
No 2022. gada 1. jūnija stājusies spēkā jauna kārtība – tiešās pārvaldes iestādēm publisko iepirkumu ietvaros e-rēķinu apritei jānotiek tikai e-adresē. Savukārt pasūtītājs, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs, kā arī publiskais partneris vai tā pārstāvis, kas nav tiešās pārvaldes iestāde, e-rēķinu apriti nodrošina, izmantojot kādu no e-rēķinu piegādes kanāliem: e-adresi , e-pasta adresi vai citu kanālu, ja tas norādīts iepirkuma līgumā vai publiskās un privātās partnerības līgumā. Ja uzņēmums nav izveidojis e-adresi, tas nevarēs izrakstīt rēķinu par savām precēm vai pakalpojumiem tiešās pārvaldes iestādēm.
E-rēķins ir mašīnlasāms dokuments strukturētu, elektronisku datu formā, kas atbilst vienotajam Eiropas e-rēķinu standartam un visbiežāk ir veidots XML formātā. Tas tiek nosūtīts tieši no rēķina izsūtītāja sistēmas uz saņēmēja sistēmu. Elektroniski nosūtīti rēķini PDF, JPG vai PNG formātā nav e-rēķini
Vairāk informācijas par e-adresi un tās izveidi: https://daridigitaliarhivs.lv/jautajumi-atbildes/ un https://latvija.lv/BUJEadrese.
Plašāka informācija par eParakstu un tā izveidi: https://www.eparaksts.lv/lv/
Vairāk par e-rēķinu: https://likumi.lv/ta/id/306273-piemerojamais-elektroniska-rekina-standarts-un-ta-pamatelementu-izmantosanas-specifikacija-un-aprites-kartiba