E-adrese uzņēmējiem

Kas ir e-adrese?

Oficiālā elektroniskā adrese jeb e-adrese ir drošas saziņas pakalpojums. Tā ir tava uzņēmuma digitālā pastkastīte, kuru vari izveidot divos veidos – portālā Latvija.lv vai integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā.

Tas ir ērts, drošs un efektīvs veids, kā sazināties ar vairāk nekā 3000 valsts un pašvaldību iestādēm jebkurā laikā un no jebkuras atrašanās vietas. Sazināties e-adresē iespējams ar visām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra tīmekļa vietnē pieejamajā Publisko personu un iestāžu sarakstā.

No 2023. gada 1. janvāra e-adreses lietošana uzņēmumiem būs obligāta!

Skatīt vairāk

Ja tavam uzņēmumam ir izveidota e-adrese, turpmāk valsts un pašvaldības iestādes sazināsies ar tevi šajā digitālajā pastkastītē, nevis papīra formātā uz uzņēmuma juridisko adresi.

E-adresi ir izstrādājusi Valsts reģionālās attīstības aģentūra sadarbībā ar Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministriju.

Uzņēmuma e-adresi var izveidot tikai uzņēmuma paraksttiesīgās personas (2017. gada 12. septembra Ministru kabineta noteikumi Nr. 546 “Oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmas noteikumi”).

Ieguvumi no e-adreses lietošanas

Sūti iesniegumus un dokumentus vai pieprasi pakalpojumus jebkurā laikā un no jebkuras atrašanās vietas.

Saudzē vidi un vairs nesaņem vēstules no iestādēm papīra formātā.

Saņem visas ienākošās vēstules laikā un vienuviet. Nenokavē neko svarīgu!

Tavi oficiālie dokumenti būs drošībā: tie nenoklīdīs pastkastītē vai e-pastos un būs pasargāti no krāpniekiem.

Lietojot e-adresi, vari būt pārliecināts, ka dokumenta sūtītājs ir tas, par ko uzdodas.

Kā izveidot un lietot e-adresi?

Lai juridiskā persona varētu izveidot un izmantot savu e-adresi, to var izdarīt divos veidos atkarībā no uzņēmuma dokumentu aprites apjoma:

  • portālā Latvija.lv, kur uzņēmuma e-adresei varēsi piekļūt, identificējoties ar elektroniskās identifikācijas līdzekļiem – personas apliecību (eID karti), mobilo lietotni eParaksts Mobile vai eParaksts karti vai
  • integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā.

Kā izveidot uzņēmuma e-adresi portālā Latvija.lv?

Lai izveidotu un lietotu e-adresi portālā Latvija.lv, tev būs nepieciešams:

  • dators vai viedierīce,
  • interneta pieslēgums,
  • elektroniskās identifikācijas līdzekļi –

 Lai izveidotu e-adresi, izmanto tam paredzētu speciālu formu.

  1. Autentifikācijas logā izvēlies šķirkli “Juridiska persona”.
  2. Meklēšanas logā ieraksti uzņēmuma nosaukumu vai izvēlies no piedāvātā saraksta. No kopējā uzņēmumu saraksta tiks atlasīti pirmie apmēram 10 uzņēmumi, kuri atbilst ievadītajam nosaukumam. Ja tajos neatrodi vajadzīgo nosaukumu, izvēlies “Ielādēt vēl” vai precizē meklēšanas kritēriju.
  3. Izvēlies uzņēmumu, kuram vēlies izveidot e-adresi. Ja tev ir reģistrētas konkrētā uzņēmuma pārstāvniecības tiesības, varēsi piekļūt uzņēmuma profilam un izveidot e-adresi.

Savai juridiskās personas e-adresei varēsi piekļūt portāla Latvija.lv sadaļā “Mana darba vieta” (portāla Latvija.lv augšējā labajā stūrī). Autentifikācijas logā jāizvēlas cilne “Juridiska persona”.

Kā pieslēgt savu dokumentu vadības sistēmu?

Uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti ērtāk e-adresei pieslēgt savu dokumentu vadības sistēmu. Lai lietotu e-adresi, integrējot to uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā vai citā informācijas sistēmā, ir jāņem vērā e-adreses tehniskie parametri un pārējā dokumentācija, kas publicēta VISS portālā. Pieslēdzot e-adresi sava uzņēmuma dokumenta vadības sistēmai, uzņēmumam nebūs to iespējams lietot portālā Latvija.lv.

  1. Iesniedz VRAA pieteikuma veidlapu par e-adreses pieslēguma izveidi testa vidē un integrētajiem testiem, kas tiek veikti sadarbībā ar VRAA.
  2. Pēc to pabeigšanas iesniedz pieteikumu par e-adreses pieslēguma izveidi produkcijas vidē.
  3. Sadarbībā ar VRAA uzņēmumam tiek izveidots pieslēgums e-adresei.
  4. Veidlapas ir elektroniski jāparaksta pārstāvēttiesīgai personai vai jebkurai citai personai, kurai pārstāvēttiesīgā persona to ir uzticējusi darīt. Ja ir tiesības pārstāvēt atsevišķi, var parakstīt arī viena persona. Ja pārstāvēttiesīgās personas ir vairākas, tad veidlapa jāparaksta visiem atbilstoši Uzņēmumu reģistra datiem.

Ļoti svarīgi! Pieteikumi ir jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu. Pieteikumi nav derīgi bez pievienota sertifikāta pieprasījuma parakstītajā EDOC aploksnē. Instrukcija, kā veidot sertifikāta pieprasījumu, ir aprakstīta šeit.

Ja paraksttiesīgā persona ir citas valsts piederīgais

Lai varētu izveidot e-adresi, uzņēmuma paraksttiesīgajai personai nepieciešams Latvijas personas kods un e-identifikācijas līdzekļi:

Ja uzņēmuma paraksttiesīgā persona ir citas valsts pilsonis, par citiem e-identitātes dokumenta veidiem variet lasīt: https://www.pmlp.gov.lv/en

Ja uzņēmuma paraksttiesīgajai personai nav Latvijas Republikas personas koda, bet tā ir Eiropas Savienības dalībvalsts, Eiropas Ekonomikas zonas valsts vai Šveices Konfederācijas pilsonis, šī persona var vērsties Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē, lai iegūtu Latvijas personas kodu un personas apliecību.

Tad paraksttiesīgā persona par to informē Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru un noslēdz līgumu ar Latvijas Valsts radio un televīzijas centru par mobilās lietotnes “eParaksts mobile” lietošanu, kas arī ļauj identificēties e-adreses izveidei un lietošanai.

Tālākais e-adreses izveidošanas process ir kā jebkuram citam uzņēmumam.

Kur iegūt piekļuves rīkus?

  1. eID karti un mobilo lietotni eParaksts mobile var iegūt tādā pašā kārtībā kā jebkura fiziska persona.
  2. Uzņēmums var izvēlēties e-adreses piekļuvei izmantot eParaksts karti uzņēmējiem, ko var pasūtīt portālā eParaksts.lv.
  3. Ja uzņēmuma paraksttiesīgā persona ir citas valsts pilsonis, par citiem e-identitātes dokumenta veidiem vari lasīt: https://www.pmlp.gov.lv/en.

Pilnvaro citu personu piekļūt uzņēmuma e-adresei

E-adreses lietotājs savā oficiālās elektroniskās adreses kontā var norādīt un aktualizēt citu viņa kontam piekļūt tiesīgu lietotāju, norādot šā lietotāja vārdu, uzvārdu un personas kodu un piekļuves tiesību apjomu (apskatīt vai sūtīt elektroniskos dokumentus, sazināties), kā arī atsaukt citam lietotājam piešķirtās piekļuves tiesības, piemēram, lietvedei pārvaldīt uzņēmuma e-adresi.

Atkarībā no uzņēmumā noteiktajām pārstāvības tiesībām pilnvarojumu e-adreses piekļūšanai paraksta vai nu persona ar atsevišķām pārstāvības tiesībām, visas paraksta tiesīgās personas vai iespējamas citas pārstāvības tiesību kombinācijas. Ja nezini jūsu uzņēmumā noteiktās pārstāvības un paraksta tiesības, šo informāciju vari iegūt Uzņēmumu reģistrā.

Lai pilnvarotu citu personu skatīt vai pārvaldīt uzņēmuma e-adresi:
  1. e-adreses konta kreisās puses izvēlnē “Profils/Iestatījumi” izvēlieties sadaļu “Pilnvarojumi”;
  2. lai pievienotu konkrētu personu, izvēlieties “Pievienot jaunu”;
  3. tu vari izveidot jaunu pilnvarojumu, mainīt kaut ko esošajā vai pārtraukt pilnvarojumu;
  4. norādi pilnvarojamās personas vārdu, uzvārdu un personas kodu;
  5. izvēlies pilnvarojuma veidu – tiesības lasīt, lasīt un rakstīt vai lasīt un dzēst e-adreses ziņojumus. Vari izvēlēties vienu, vairākas vai visas piedāvātās funkcijas, ko piešķirt pilnvarotajam;
  6. nospied pogu “Parakstīt”. Pilnvara būs jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu. Ekrānā redzēsi pilnvarojuma tekstu, un kreisajā pusē nospied uz laukuma “Parakstīt ar laika zīmogu”;
  7. kad parakstīšana veikta, ekrānā redzēsi uzrakstu “E-pakalpojums izpildīts!”.

! Ņem vērā – pēc parakstīšanas tiek veikta pilnvaras pārbaude saskaņā ar Uzņēmumu reģistra datiem, un tas var aizņemt līdz 45 minūtēm. Ja pilnvara būs spēkā, to redzēsi šajā pašā sadaļā “Pilnvarojumi” (statuss aktīvs). Ja pilnvara nav spēkā, arī par to redzēsi informāciju. Tādā gadījumā, iespējams, nepieciešami paraksti no citām personām, kam ir pārstāvības tiesības jūsu uzņēmumā.

Ja iepriekšējie soļi veiksmīgi izieti, pilnvarotā persona saņems notifikāciju savā Klienta darba vietā portālā un uz e-pastu (ja iepriekš ir atzīmējusi Profila iestatījumos portālā, ka vēlas saņemt paziņojumus e-pastā).

Pilnvarotā persona var uzsākt darbu uzņēmuma e-adresē:

  1. pilnvarotajai personai autentifikācijas logā jāizvēlas cilne “Pilnvarotais”;
  2. no saraksta jāizvēlas uzņēmums, kuru tā pārstāvēs;
  3. personai būs pieejams jūsu uzņēmuma e-adreses konts ar tiesībām noteiktajā apjomā.

Kam ir pienākums sazināties ar uzņēmumu e-adresē?

Ja uzņēmumam ir izveidota e-adrese, turpmāk valsts un pašvaldību iestādēm ar uzņēmumu ir jāsazinās e-adresē. Pašlaik e-adrese nodrošina saziņu starp valsti un privātpersonām (t. sk. juridiskajām personām), bet nenodrošina saziņu privātpersonām savā starpā.

Vai dokumenti jāparaksta, izmantojot e-adresi?

E-adrese nodrošina elektronisko saziņu un jebkuru elektronisko dokumentu apriti neatkarīgi no to juridiskā spēka.

Ja dokumentam, piemēram līgumam vai aktam, nepieciešams nodrošināt juridisko spēku, tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu – līdzīgi, kā tas tiktu darīts, izmantojot citus saziņas kanālus, piemēram, sūtot dokumentu e-pastā.

Paraksts e-adresē jālieto atbilstoši regulējumam par konkrēto dokumentu apriti papīra vai elektroniskā formā.

!Tas, ka dokuments ir nosūtīts adresātam e-adresē, juridisko spēku nepiešķir, tikai nodrošina dokumenta piegādi!

Kur vērsties pēc palīdzības

E-adreses pārzinis ir Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA).

Uzzini par e-adresi iedzīvotājiem