E-adrese juridiskām personām – vienota un droša saziņa ar valsti

E-adrese nodrošina mūsdienīgu un drošu iedzīvotāju un uzņēmēju saziņu ar valsti. Izveidojot e-adreses kontu, lietotājs saņems tās vēstules no valsts un pašvaldību iestādēm, kuras agrāk tika sūtītas pa pastu uz deklarēto vai juridisko adresi.

Turpmāk ir aprakstīts, kā izveidot e-adresi juridiskajām personām.

E-adresi izveidot ir iespējams, spiežot uz ikonas.

Juridiska persona e-adresi var izveidot divos veidos (atkarībā no uzņēmuma dokumentu aprites apjoma) – izmantojot  portālu Latvija.lv vai arī integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā. [infografika]

Jautājumu gadījumā vērsieties pie e-adreses pārziņa – Valsts reģionālās attīstības aģentūras (VRAA).

E-adreses tehniskais atbalsts pieejams:

Portālā Latvija.lv

  1. Portālā Latvija.lv piesakieties e-adreses izveidei, izmantojot tam paredzētu speciālu formu.
  2. Autentifikācijas logā izvēlieties šķirkli “Juridiska persona”.
  3. Meklēšanas logā ierakstiet uzņēmuma nosaukumu. No kopējā uzņēmumu saraksta tiks atlasīti pirmie 25 uzņēmumi, kuri atbilst ievadītajam nosaukumam.
  4. Izvēlieties uzņēmumu, kuram vēlaties izveidot e-adresi. Automātiski tiks pārbaudīts, vai jums ir reģistrētas pārstāvniecības tiesības konkrētajam uzņēmumam. Ja jums šādas tiesības ir, Jūs varēsiet piekļūt uzņēmuma profilam un izveidot e-adresi.

Izveidošanas instrukciju skatieties video pamācībā:

Izmantojot dokumentu vadības sistēmu

Uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti ir racionālāk e-adresei pieslēgt savu dokumentu vadības sistēmu. Lai izmantotu e-adresi, integrējot to savā uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā, ir jāņem vērā e-adreses IS parametri un pārējā e-adreses dokumentācija, kas publicēta VISS portālā.

  1. Sākotnēji juridiskajai personai ir jāiesniedz VRAA pieteikuma veidlapa par e-adreses pieslēguma izveidi integrētajiem testiem testa vidē, kas tiek veikti sadarbībā ar VRAA.
  2. Pēc to pabeigšanas jāiesniedz pieteikums par e-adreses pieslēguma izveidi produkcijas vidē.
  3. Sadarbībā ar VRAA uzņēmumam tiek izveidots pieslēgums e-adresei.

Lūdzu ņemt vērā, ka veidlapas ir elektroniski jāparaksta iestādes vadītājam vai citai pārstāvēttiesīgai personai. Ja tas būs pilnvarotais, jābūt iespējai pārliecināties par pilnvarojumu.

Ļoti svarīgi! Pieteikumi ir jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu. Pieteikumi nav derīgi bez pievienota sertifikāta pieprasījuma parakstītajā EDOC aploksnē! Instrukcija, kā veidot sertifikāta pieprasījumu, ir aprakstīta šeit

Tabulā jāieraksta sertifikāta pieprasījuma datnes nosaukums.

Ja paraksttiesīgā persona ir citas valsts piederīgais

Lai varētu izveidot e-adresi, uzņēmuma paraksttiesīgajai personai nepieciešams Latvijas personas kods un uz to balstīti kvalificēti e-identificēšanās līdzekļi (personas apliecība jeb eID karte, mobilā lietotne “eParaksts mobile” vai eParaksts karte juridiskām personām).

Ja uzņēmuma paraksttiesīgajai personai nav Latvijas Republikas personas koda, bet tā ir Eiropas Savienības dalībvalsts, Eiropas Ekonomikas zonas valsts vai Šveices Konfederācijas pilsonis, šī persona var vērsties Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē, lai iegūtu Latvijas personas kodu un personas apliecību. Tad paraksttiesīgajā persona par to informē Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru un noslēdz līgumu ar Latvijas Valsts radio un televīzijas centru par mobilās lietotnes “eParaksts mobile” lietošanu, kas arī ļauj identificēties e-adreses izveidei un lietošanai.

Tālākais e-adreses izveidošanas process ir kā jebkuram citam uzņēmumam.

Savai juridiskās personas e-adresei varēsiet piekļūt portāla Latvija.lv sadaļā “Mana darba vieta” (portāla Latvija.lv augšējā labajā stūrī). Autentifikācijas logā jāizvēlas cilne “Juridiska persona.

Portālā Latvija.lv e-adresei var piekļūt ar personas apliecību (eID karti), mobilo lietotni “eParaksts mobile” vai eParaksts karte juridiskām personām. (“3 soļi līdz Tavam bezmaksas eParakstam“, “Tavas eID kartes lietošana“).

Juridiskai personai ir iespēja deleģēt tiesības citai personai, piemēram, lietvedei, pārvaldīt uzņēmuma e-adresi. Ir iespējams piešķirt tiesības lasīt, lasīt un rakstīt vai arī lasīt un dzēst e-adreses ziņojumus. Var tikt piešķirta arī jebkura kombinācija ar šīm tiesībām, nodrošinot citai personai pilnu piekļuvi e-adreses kontam.

Atkarībā no jūsu uzņēmumā noteiktajām pārstāvības tiesībām, pilnvarojumu e-adreses piekļūšanai paraksta vai nu persona ar atsevišķās pārstāvības tiesībām, visas paraksta tiesīgās personas vai iespējamas citas pārstāvības tiesību kombinācijas. Ja nezināt jūsu uzņēmumā noteiktās pārstāvības un paraksta tiesības, šo informāciju varat iegūt Uzņēmumu reģistrā.

Lai pilnvarotu citu personu skatīt vai pārvaldīt uzņēmuma e-adresi:

  • E-adreses konta kreisās puses izvēlnē “Profils/Iestatījumi” izvēlieties sadaļu “Pilnvarojumi”.
  • Lai pievienotu konkrētu personu, izvēlieties “Pievienot jaunu”.
  • Jūs varat izveidot jaunu pilnvarojumu, mainīt kaut ko esošajā vai pārtraukt pilnvarojumu.
  • Norādiet pilnvarojamās personas vārdu, uzvārdu un personas kodu.
  • Izvēlieties pilnvarojuma veidu – tiesības lasīt, lasīt un rakstīt vai lasīt un dzēst e-adreses ziņojumus. Varat izvēlēties vienu, vairākas vai visas piedāvātās funkcijas, ko piešķirt pilnvarotajam.
  • Nospiediet pogu “Parakstīt”. Pilnvara būs jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu -ekrānā redzēsiet pilnvarojuma tekstu un kreisajā pusē nospiediet uz laukuma “Parakstīt ar laika zīmogu”.
  • Kad parakstīšana veikta, ekrānā redzēsiet uzrakstu “E-pakalpojums izpildīts!”.
    ! Ņemiet vērā – pēc parakstīšanas tiek veikta pilnvaras pārbaude pret Uzņēmumu reģistra datiem, un tas var aizņemt līdz 45 minūtēm. Ja pilnvara būs spēkā, jūs to redzēsiet šajā pašā sadaļā “Pilnvarojumi” (statuss aktīvs). Savukārt, ja pilnvara nav spēkā, arī par to Jūs redzēsiet informāciju un tādā gadījumā, iespējams, nepieciešami paraksti no citām personām, kam ir pārstāvības tiesības jūsu uzņēmumā.
  • Ja iepriekšējie soļi veiksmīgi izieti, pilnvarotā persona saņems notifikāciju savā Klienta darba vietā portālā un uz e-pastu (ja iepriekš ir atzīmējusi Profila iestatījumos portālā, ka vēlas saņemt paziņojumus e-pastā).
  • Pilnvarotā persona var uzsākt darbu uzņēmuma e-adresē.

Kā pilnvarotā persona piekļūs jūsu e-adresei:

  • Pilnvarotajai persona autentifikācijas logā būs jāizvēlas cilne “Pilnvarotais”.
  • No saraksta jāizvēlas uzņēmums, kuru tā pārstāvēs. Personai būs pieejams Jūsu uzņēmuma e-adreses konts ar tiesībām noteiktajā apjomā.

Video pamācību skatieties šeit:

Ja uzņēmumam ir izveidota e-adrese, turpmāk valsts un pašvaldību iestādēm ar uzņēmumu ir jāsazinās e-adresē. Var būt izņēmumi, kurus regulē speciālie likumi un kuros var būt noteikta cita saziņas forma. Par šādiem gadījumiem ir jāinteresējas konkrētajā iestādē.

Oficiālās elektroniskās adreses likuma 12. pants nosaka e-adreses izmantošanas prioritāti, t. i., gadījumos, kad privātpersonai, t. sk. privāto tiesību juridiskai personai, ir izveidota e-adrese, valsts iestādei ir pienākums elektroniski sazināties ar privātpersonu un elektroniskos dokumentus sūtīt, izmantojot e-adresi. Šā panta otrā daļa precizē, ka gadījumos, kad valsts iestāde elektroniski sazinās ar privātpersonu vai nosūta elektroniskos dokumentus, izmantojot savu informācijas sistēmu, tai vienlaikus jānodrošina šīs informācijas pieejamība arī privātpersonas e-adreses kontā.

Pašlaik e-adrese nodrošina saziņu starp valsti un privātpersonām (t. sk. juridiskajām personām), bet nenodrošina saziņu privātpersonām savā starpā.

Saskaņā ar Oficiālās elektroniskās adreses likumu e-adrese nodrošina elektronisko saziņu un jebkuru elektronisko dokumentu apriti neatkarīgi no to juridiskā spēka. Izmantojot e-adresi, ja dokumentam, piemēram līgumam vai aktam, nepieciešams nodrošināt juridisko spēku, tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu, līdzīgi, kā tas tiktu lietots, izmantojot citus saziņas kanālus, piemēram, sūtot pa e-pastu. Tas, ka dokuments ir nosūtīts adresātam e-adresē juridisko spēku dokumentam nepiešķir, bet tikai garantē tā piegādi.

Paraksts e-adresē jālieto atbilstoši regulējumam par konkrēto dokumentu apriti papīra vai elektroniskā formā.

Infografika par e-adresi uzņēmējiem

A4, PDF

Vai e-adrese uzņēmējiem ir obligāta?

Uzņēmumiem šobrīd ir iespēja izveidot e-adresi brīvprātīgi, bet drīzumā visiem uzņēmumiem tās lietošana būs obligāta.

Vai e-adrese aizstās uzņēmuma e-pasta adresi?

E-adreses risinājumu var drīzāk pielīdzināt internetbankas risinājumam, kur sarakste notiek slēgtā un drošā vidē. Līdz ar to e-adrese neaizstās e-pasta adresi. Izveidojot e-adresi, jums ir iespēja norādīt e-pasta adresi, uz kuru tiks sūtīta informācija par saņemtajiem ziņojumiem, bet ne paši ziņojumi.

Vai uzņēmuma e-adresi varu izveidot bez maksas?

Portālā Latvija.lv e-adreses izveidošana un lietošana ir bez maksas. Svarīgi, lai būtu pieejami nepieciešamie identifikācijas līdzekļi, ar kuriem e-adresei var piekļūt.

Savukārt, ja e-adreses risinājumu plānots izmantot caur dokumentu vadības sistēmu, tad par risinājuma integrācijas izmaksām aicinām sazināties ar konkrēto pakalpojuma sniedzēju.

Ar kurām iestādēm varēs sazināties caur e-adresi?

Ar visām iestādēm, kas ir iekļautas Uzņēmumu reģistra tīmekļa vietnē pieejamajā Publisko personu un iestāžu sarakstā. Tās ir gan ministrijas un valsts iestādes, gan pašvaldības un pašvaldību iestādes, kā arī pašvaldību kapitālsabiedrības, piemēram, skolas.

Vai turpmāk uzņēmums nedrīkstēs sūtīt dokumentus ierakstītā sūtījumā pa pastu, ja tam ir izveidota e-adrese?

Uzņēmums arī turpmāk valsts iestādēm varēs sūtīt paziņojumus ierakstītā pasta vēstulē. Paziņojumus valsts iestādei var sūtīt, izmantojot ne tikai oficiālo iestādes e-adresi, bet arī citus saziņas kanālus (pasts, e-pasts), pat ja privātpersonai ir aktivizēts e-adreses konts.

Vai uzņēmuma darbinieks e-parakstītu dokumentu drīkstēs sūtīt uz iestādes kontaktpersonas vai atbildīgā departamenta e-pasta adresi (nesūtot uz iestādes oficiālo e-adresi)?

Jā, drīkstēs. Tomēr, ja vēlaties, lai sūtījums tiktu reģistrēts iestādes lietvedības sistēmā, kā arī vēlaties nodrošināt drošu dokumenta piegādi, iesakāms to sūtīt uz iestādes e-adresi.

Vai saziņai ar valsts iestādi drīkstēs izmantot jebkuru uzņēmuma (sabiedrības, departamenta, darbinieka) e-pasta adresi arī turpmāk?

Jā, bet ņemiet vērā – dokumenta/vēstules (arī e-parakstītas) izsūtīšana no e-pasta neapliecina, ka sūtītājs ir bijis konkrētā juridiskā persona vai tās pārstāvis un juridiskā persona vispār to ir gribējusi kādam sūtīt. Tādēļ saziņa, izmantojot e-adresi, ir drošāka, jo vienmēr tiek identificēts sūtītājs, faktiskais darbības veicējs un tiek piefiksēts faktiski nosūtītais saturs.

E-adreses pārzinis ir Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA).

E-adreses tehniskais atbalsts ir pieejams: