Kopš 2019. gada janvāra ikviena fiziska un juridiska persona var izveidot savu e-adresi – vienoto digitālo pastkastīti saziņai ar valsti. Juridiskām personām ir divas iespējas, kā to izveidot – izmantojot portālu Latvija.lv vai savā rīcībā esošo dokumentu pārvaldības sistēmu. Pirmā iespēja vairāk piemērota maziem uzņēmumiem, otrā – uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti.
E-adreses ieguvumi – ātrums, pieejamība, visa saziņa ar valsti vienuviet
E-adrese būtiski samazina laiku, kas jāvelta saziņai ar dažādām iestādēm. Piemēram, ja uzņēmējam nepieciešams vērsties ar iesniegumu valsts vai pašvaldības iestādē – to var sagatavot un parakstīt elektroniski un, izmantojot e-adresi, nosūtīt adresātam. Dokuments nav jādrukā, un to var nosūtīt iestādei neatkarīgi no tās darba laika un atrašanās vietas.
E-adresi var pielīdzināt drošam internetbankas risinājumam – slēgtā vidē ikvienam e-adreses lietotājam ir pieejams personificēts konts, kur tiek nodrošināta ziņojumu sūtīšana, saņemšana un glabāšana. E-adresei ir noteiktas stingras drošības prasības, jo sūtījumi, kas var tikt sūtīti uz un no e-adreses, var saturēt gan personas datus, gan komercnoslēpumu, gan arī sensitīvu informāciju. Ikvienam e-adreses īpašniekam tiek garantēts absolūts privātums, tas nozīmē – bez pašas personas piešķirta pilnvarojuma neviena cita persona nevar piekļūt tajā esošajiem ziņojumiem.
Būtisks e-adreses ieguvums ir arī gadījumā, ja uzņēmuma juridiskā adrese, uz kuru tiek nosūtīta visa oficiālā korespondence, nesakrīt ar uzņēmuma reālo atrašanās vietu jeb faktisko adresi. Šī iemesla dēļ oficiālie sūtījumi var krāties pastkastītē, atbildes vai informācijas sniegšanas termiņš būs pagājis, bet vēstule nebūs saņemta. Izveidojot e-adresi, piekļūt oficiālajai saziņai varēs jebkurā laikā un vietā, kur vien ir piekļuve internetam.
No šā gada sākuma e-adresi izmanto ne tikai valsts un pašvaldību iestādes, bet arī zvērināti notāri, Satversmes tiesa, Augstākā tiesa un zvērināti tiesu izpildītāji. E-adresi lieto arī zvērināti notāri.
E-adreses izveidošana portālā Latvija.lv
Lai izveidotu juridiskas personas e-adresi portāla Latvija.lv, pirmajā lapā jāizvēlas norāde “Izveidot savu e-adresi”. Veicot autentifikāciju, ir jāizvēlas portālu lietot kā juridiskai personai. E-adresi ir iespējas izveidot, autentifikāciju veicot ar personas apliecību (eID karti), eParaksta karti juridiskām personām vai mobilo lietotni eParaksts mobile. Nākamajā solī jāizvēlas uzņēmums, kuram vēlaties izveidot e-adresi, un jāveic tālākas darbības saskaņā ar norādījumiem. Plašāku informāciju, tai skaitā video pamācību, var iegūt vietnē daridigitaliarhivs.lv sadaļā “E-adrese” – “Juridiskām personām”. Izveidojot e-adresi, jums ir iespēja norādīt e-pasta adresi, uz kuru tiks sūtīta informācija par saņemtajiem ziņojumiem. Tādējādi, ja sarakste ar valsts un pašvaldību iestādēm nav regulāra, nav nepieciešams pastāvīgi pārbaudīt e-adresi portālā Latvija.lv.
E-adreses izveidošana, izmantojot dokumentu vadības sistēmu
Uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti ir racionālāk e-adresei pieslēgt savu dokumentu vadības sistēmu. Vispirms juridiskajai personai ir jāiesniedz pieteikuma veidlapa par e-adreses pieslēguma izveidi testa vidē, ko palīdz nodrošināt Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA). Pēc testa pabeigšanas, sadarbībā ar VRAA, tiek izveidots pieslēgums e-adresei. Plašāka informācija atrodama vietnē daridigitaliarhivs.lv sadaļā “E-adrese. Juridiskām personām”. Pieejams arī vizuāls paraugs – infografika par pieslēgšanās procesu.