Informācija medijiem 18.07.2019

Arvien vairāk uzņēmēji saziņai ar valsts un pašvaldību iestādēm izvēlas e-adresi – vienoto digitālo pastkastīti. Lai e-adreses lietošanu ikdienā padarītu ērtāku, juridiskajām personām ir iespēja saviem darbiniekiem piešķirt tiesības lietot uzņēmuma e-adresi, piesaistot e-adresi ierastajiem uzņēmuma lietvedības procesiem. Vai var piešķirt pilnvarojumu vairākām personām, vai pilnvarojums jāapstiprina rakstiski – uz šiem jautājumiem atbildes sagatavojuši portāla Latvija.lv lietotāju atbalsta dienesta speciālisti.

Par to, kas ir e-adrese, tās ieguvumiem un ērtībām, ko tā sniedz, var lasīt vietnē daridigitaliarhivs.lv sadaļā “E-adrese”.

Cik daudz  uzņēmuma darbiniekiem  iespējams piešķirt pilnvarojumu lietot uzņēmuma e-adresi?

Uzņēmējiem nepieciešamība pilnvarot e-adreses lietošanu darbiniekiem ir īpaši aktuāla, jo juridiskās personas e-adresi var izveidot tikai tā persona, kam uzņēmumā ir paraksta tiesības, piemēram, valdes priekšsēdētājs. Bet, kā zināms, dokumentu apriti uzņēmumos parasti organizē lietveži, sekretāri vai citi darbinieki.

Piekļūstot uzņēmuma e-adresei, par lietvedību atbildīgā persona ikvienu e-adresē saņemto vēstuli var reģistrēt lietvedības sistēmā un tālāk rīkoties saskaņā ar uzņēmuma iekšējām procedūrām. Pilnvarojums ir noderīgs arī brīžos, kad uzņēmuma vadītājs (paraksttiesīgā persona) atrodas ilgākā prombūtnē – atvaļinājumā vai komandējumā ar ierobežotu piekļuvi internetam (piemēram, ilgs pārlidojums, u.c.). Pilnvarotā persona šajā laikā var “pieskatīt” uzņēmuma e-adresi un informēt vadītāju, ja būs tāda nepieciešamība.

Darbinieku skaits, kam piešķirt tiesības lietot juridiskas personas e-adresi nav ierobežots – katrs uzņēmējs pats var izvēlēties kam un kādas tiesības piešķirt, ņemot vērā uzņēmuma dokumentu aprites kārtību un citas iekšējās procedūras.

Jāņem vērā, ka gan uzņēmuma vadītājam, gan darbiniekam, kam tiks piešķirts pilnvarojums, piekļuve e-adresei būs iespējama  ar personas apliecību (eID karti), eParaksta karti juridiskām personām vai mobilo lietotni eParaksts Mobile. Vairāk par piekļuves rīkiem e-adresei, lasiet vietnē daridigitaliarhivs.lv sadaļā “E-adrese”.

Vai darbiniekam nepieciešams veikt papildus darbības, lai kļūtu par uzņēmuma e-adreses lietotāju?

Lai darbinieks pilnvērtīgi spētu izmantot viņam piešķirtās tiesības lietot uzņēma e-adresi,  viņam nepieciešams portālā Latvija.lv autentificēties kā pilnvarotajam. Portāla sadaļā “Mana darba vieta” jāizvēlas norāde “Pilnvarotie”. Ja personai būs piešķirtas tiesības lietot uzņēmuma e-adresi, šajā  sadaļā visi personai piešķirtie pilnvarojumi būs redzami un, “uzklikšķinot” uz uzņēmuma nosaukuma, pilnvarotais darbinieks varēs piekļūt uzņēmuma e-adresei.

Ja uzņēmuma paraksttiesīgā persona vēlas pārtraukt darbiniekam piešķirtās pilnvaras, tas ir ātri izdarāms turpat e-adreses profilā. Tiklīdz pilnvarojums atcelts, uzņēmuma darbinieks vairs nevar piekļūt uzņēmuma e-adresei.

Vai iespējams pilnvarot darbinieku sazināties tikai ar noteiktām iestādēm?

Veidojot pilnvarojumu juridiskās personas e-adreses lietošanai, var izvēlēties, kādas tiesības piešķirt konkrētam darbiniekam, piemēram – tikai skatīt ziņojumus, nosūtīt ziņojumus, dzēst saņemtos ziņojumus utt. Tomēr Oficiālās elektroniskās adreses likums un Ministru kabineta noteikumi neparedz noteikt tiesības sazināties tikai ar konkrētām valsts vai pašvaldību iestādēm. Proti, ja tiek piešķirtas tiesības nosūtīt ziņojumus no uzņēmuma e-adreses, tad darbiniekam būs tiesības sazināties ar jebkuru iestādi.

Uzņēmuma vadītājam (e-adreses “īpašniekam”) ir iespēja jebkurā laikā  apskatīt  uzņēmuma e-adresē veiktās darbības – pilnvarotās personas skatītos un nosūtītos ziņojumus, kā arī paša veiktās darbības e-adresē.

Integrētās mācību un komunikācijas aktivitāšu programmas “Mana Latvija.lv. Dari digitāli!” ietvaros tiek organizēti sabiedrības informācijas un komunikācijas tehnoloģiju iespēju izmantošanas un uzvedības maiņas veicināšanas pasākumi. Programmas koncepcija paredz integrētu pieeju – fokusēties uz 50 dzīves situāciju komunikāciju un mācīšanu, lai pēc paredzēto aktivitāšu īstenošanas, sabiedrība spētu atpazīt dzīves situācijas, kuras ir iespējams atrisināt vienuviet internetā – portālā Latvija.lv. Nozīmīgākā programmas sastāvdaļa ir mācības, kuru rezultātā tiks sagatavoti 6000 digitālie aģenti: valsts un pašvaldību iestāžu darbinieki, tostarp valsts un pašvaldību vienoto klientu apkalpošanas centru darbinieki, kā arī bibliotekāri, skolotāji un žurnālisti. Digitālie aģenti konsultēs sabiedrību par e-pakalpojumu izmantošanu dažādās dzīves situācijās un drošu darbošanos internetā. Plašāka informācija par mācībām un to norisi pieejama portāla Latvija.lv atbalsta vietnē – https://daridigitaliarhivs.lv/.

Pasākums ir finansēts no Eiropas Reģionālā attīstības fonda projekta Nr. 2.2.1.1/17/I/015 “Pakalpojumu sniegšanas un pārvaldības platforma”