No šā gada 1. janvāra ikviens Latvijas iedzīvotājs un uzņēmējs var izveidot savu digitālo pastkastīti jeb e-adresi, lai turpmāk ar valsts un pašvaldību iestādēm sazinātos tikai elektroniski. Tagad savu digitālo pastkastīti var vienmēr “paņemt līdz”, jo tai var piekļūt no jebkuras vietas pasaulē, ja vien ir interneta pieslēgums un dators vai viedierīce. E-adreses lietošana ir ērta un vienkārša, tomēr, ja, cilvēkiem nav nepieciešamo datorprasmju vai sistēma šķiet par sarežģītu, ir izveidots risinājums, kas ļauj pilnvarot citu personu skatīt ziņojumus e-adresē, piemēram, vecvecāki var pilnvarot pilngadīgos mazbērnus u.tml. Savukārt juridiskām personām ir iespēja pilnvarojumu piešķirt darbiniekiem, piesaistot e-adresi ierastajiem uzņēmuma lietvedības procesiem.
Kā izveidot pilnvarojumu privātpersonas e-adresei?
Privātpersonai e-adreses lietošanas pilnvarojums var noderēt dažādos gadījumos, ne tikai jau pieminētajā, proti – ja cilvēks ar datora lietošanu ir “uz jūs”. Tuviniekam var nākties doties uz slimnīcu, lai ilgāku laiku ārstētos, arī šādā reizē piekļuve internetam varētu būt ierobežota. Visos šajos gadījumos ir iespējams izveidot pilnvarojumu, ar kura palīdzību cita persona, kam jūs uzticaties, var piekļūt jūsu e-adresei un būt informēta par saņemtajiem ziņojumiem no valsts un pašvaldību iestādēm.
Svarīgi zināt, ka pilnvarotajai personai būs iespēja tikai skatīt ziņojumus, kas ienākuši jūsu e-adresē. Pilnvarotā persona jūsu vietā nevarēs ne nosūtīt ziņojumu no e-adreses, ne izmantot e-pakalpojumus jūsu vietā, arī maksājumu veikšana no e-adreses nebūs iespējama. Pilnvarotā persona varēs uzzināt, kāda informācija nonākusi jūsu e-adresē un tālāk varēs jūs par to informēt.
Ja vēlaties pilnvarot kādu citu personu piekļūt savai e-adresei, vispirms jums jāveic identifikācija portālā Latvija.lv ar personas apliecību (eID karti) vai mobilo lietotni eParaksts Mobile. Pēc identifikācijas (portāla augšējā stūrī nospiežot “Mana darba vieta”) jūs nokļūsiet savā e-adresē, kur savukārt kreisās puses izvēlnē jāatrod norāde “Profils/Iestatījumi”. Šeit izvēlamies norādi “Piekļuves tiesības”.
Atvērsies logs, kurā būs redzama visa informācija par pilnvarojumiem, ko būsiet piešķīris. Lai pievienotu konkrētu personu, jāizvēlas “Pievienot jaunu”. Piedāvātajā elektroniskajā veidlapā jānorāda pilnvarotās personas vārds un uzvārds, personas kods, kā arī jānorāda pilnvarošanas termiņš – beztermiņa vai uz konkrētu laiku. Jāatzīmē, ka piekrītat šai personai piešķirt piekļuves tiesības un jānospiež “Saglabāt”. Ja visa informācija būs ievadīta korekti, ekrānā redzēsiet paziņojumu “Deleģējums ir veiksmīgi izveidots!”. Persona, kuru būsiet pilnvarojis piekļūt savai e-adresei, savā e-adresē saņems par to paziņojumu. Lai šī persona piekļūtu jūsu e-adresei, tai pirms veikt identifikāciju portālā Latvija.lv, būs jāizvēlas norāde “Pilnvarotais”.
Kā izveidot pilnvarojumu juridiskās personas e-adresei?
Līdzīgi jārīkojas uzņēmējiem, ja vēlas juridiskās personas e-adreses pilnvarojumu piešķirt kādam darbiniekam. Uzņēmējam nepieciešamība pilnvarot e-adreses lietošanu ir īpaši aktuāla, jo juridiskās personas e-adresi var izveidot tikai tā persona, kam uzņēmumā ir paraksta tiesības, piemēram, valdes priekšsēdētājs. Bet, kā zināms, dokumentu apriti uzņēmumos parasti organizē lietveži, sekretāri vai citi darbinieki.
Piekļūstot uzņēmuma e-adresei, par lietvedību atbildīgā persona ikvienu e-adresē saņemto vēstuli uzreiz varēs reģistrēt lietvedības sistēmā un tālāk rīkoties saskaņā ar uzņēmuma iekšējām procedūrām. Pilnvarojums ir noderīgs arī brīžos, kad uzņēmuma vadītājs (paraksttiesīgā persona) atrodas ilgākā prombūtnē – atvaļinājumā vai komandējumā ar ierobežotu piekļuvi internetam (piemēram, ilgs pārlidojums, u.c.). Pilnvarotā persona šajā laikā var “pieskatīt” uzņēmuma e-adresi un informēt vadītāju, ja būs tāda nepieciešamība.
Lai izveidotu pilnvarojumu juridiskas personas e-adreses lietošanai, jādodas uz portālu Latvija.lv, jāizvēlas identificēties kā juridiskai personai un jāveic identifikācija, izmantojot eID karti vai eParaksta karti juridiskām personām.
Kad esat piekļuvis sava uzņēmuma e-adresei, jārīkojas līdzīgi kā privātpersonai – profilā jāatrod pilnvarojuma sadaļa un elektroniskā veidne, kurā izveidot pilnvarojumu. Tāpat būs jānorāda personas vārds, uzvārds un personas kods. Atšķirība ir pilnvarojumu veidā. Proti, ja vēlaties pilnvarot citu personu lietot uzņēmuma e-adresi, jūs varat norādīt vairākus pilnvarojuma veidus – tiesības lasīt ziņojumus, izveidot ziņojumus, dzēst ziņojumus u.c .Varat izvēlēties vienu, vairākas vai visas piedāvātās funkcijas, ko piešķirt pilnvarotajam.
Vēl viena atšķirība – šī pilnvara būs jāparaksta ar elektronisko parakstu. Pēc pilnvarojuma tiesību noteikšanas jāizvēlas poga “Parakstīt”, ekrānā redzēsiet pilnvarojuma tekstu un parakstīšanas “pogu”. Kad parakstīšana veikta, ekrānā redzēsiet uzrakstu “E-pakalpojums izpildīts!”. Būtiska nianse, kas jāņem vērā uzņēmējiem – ja uzņēmumā ir vairākas personas ar vienādām paraksta tiesībām, tad arī pārējiem šī pilnvara jāparaksta, pretējā gadījumā sistēma to neapstiprinās un pilnvarotā persona e-adresei piekļūt nevarēs.
Lai novērstu jebkādas šaubas par pilnvarotās personas rīcību, izmantojot jūsu e-adresi, sistēma uzkrāj informāciju par visām darbībām, kas tajā veiktas. Jebkurā brīdī e-adreses īpašnieks (gan privātpersona, gan uzņēmuma paraksttiesīgā persona) savā e-adresē var pārliecināties, kas un kādas darbības ir veicis. To var izdarīt, izmantojot e-adresē izveidoto saiti “Veiktās darbības”.
Informāciju par e-adresi, kā arī biežāk uzdotos jautājumus lasi Latvija.lv atbalsta vietnē daridigitaliarhivs.lv sadaļā “E-adrese”. Video materiālus par to kā pilnvarot piekļūt adresei skaties Youtube.com Latvija.lv kontā.