Uzņēmējdarbība šobrīd nav iedomājama bez digitāliem risinājumiem. Klienti pieprasa ātrāku un ērtāku saziņu elektroniski, vēlas pasūtījumus veikt attālināti, saņemt produktu sev ērtā vietā utt. Savukārt uzņēmējiem ir svarīgi netērēt laiku un finanses, sazinoties ar valsts un pašvaldību iestādēm. Tādēļ valsts ir izveidojusi vienoto digitālo pastkastīti saziņai ar valsti jeb e-adresi – ērtu rīku mūsdienīga uzņēmēja ikdienas darbu organizēšanā. No 2020.gada 1.janvāra valsts un pašvaldību iestādes ar uzņēmējiem sazināsies elektroniski – izmantojot oficiālo e-adresi.
Kāpēc e-adrese?
Valstij ir “jāiet līdzi” mūsdienu uzņēmējdarbībai, kas lietas dara digitāli, ir mobila un operatīva. Tādai jābūt arī komunikācijai no valsts puses. E-adreses izveidošanas mērķis ir nodrošināt valsts un uzņēmēju saziņu, vienlaikus valstij kļūstot efektīvākai sazinoties elektroniski
Kādi ir uzņēmuma ieguvumi, lietojot e-adresi?
Pirmkārt – korespondences saņemšana vairs nebūs atkarīga no uzņēmuma fiziskās atrašanās vietas. Oficiālā korespondence tiek sūtīta uz uzņēmuma juridisko adresi, bet nereti tā mēdz atšķirties no faktiskās adreses. Piemēram, – uzņēmums reģistrēts adresē ārpus Rīgas, bet birojs atrodas Rīgā, vai uzņēmēja darbība pēc būtības ir mobila bez patstāvīgas atrašanās fiziskā birojā. Līdz ar to oficiālie sūtījumi var krāties pastkastītē, atbildes vai informācijas sniegšanas termiņš būs pagājis, bet vēstule nebūs saņemta. Izveidojot e-adresi, piekļūt oficiālajai saziņai varēs jebkurā laikā un vietā, ja vien ir piekļuve internetam.
Otrkārt – mazāk satraukuma par ierakstītām vēstulēm. Ja uzņēmums saņem paziņojumu par ierakstītu vēstuli, pilnvarotajai personai jādodas uz pastu, lai sūtījumu saņemtu. Ja persona, kurai ir tiesības saņemt uzņēmumam adresēto vēstuli, kādu iemeslu dēļ līdz pastam nevar nokļūt, vēstule jo projām atradīsies pasta nodaļā ,uzņēmējs pats nezinās, kas tajā rakstīts.
E-adrese šo problēmu atrisina vienkārši. Pirmkārt, pats uzņēmuma īpašnieks (paraksta tiesīgā persona) esot jebkurā vietā un laikā saņems paziņojumu uz e-adresi, bet, ja par korespondenci uzņēmumā atbild darbinieks, viņu iespējams pilnvarot lietot uzņēmuma e-adresi. Lielākiem uzņēmumiem e-adresi iespējams integrēt arī uzņēmuma lietvedības sistēmā.
Treškārt – e-adrese būtiski samazina laiku, kas jāvelta saziņai ar dažādām iestādēm. Piemēram, ja uzņēmējam nepieciešams vērsties ar iesniegumu pašvaldībā – to var sagatavot un parakstīt elektroniski un, izmantojot e-adresi, uzreiz nosūtīt adresātam. Dokuments nav jādrukā, vai nav jādodas uz pašvaldību, vēl vairāk – nav jāuztraucas par iestādes darba laiku. Ja ir nepieciešamība – vēstuli izmantojot e-adresi var nosūtīt kaut pusnaktī.
Garantēta ziņojumu drošība
E-adrese atbilst stingrām drošības prasībām – sūtījumi, kuri tiek sūtīti e-adresē tiek šifrēti, jo tie var saturēt gan personas datus, gan komercnoslēpumu, gan arī sensitīvu informāciju. E-adresē ikviens sūtījums glabāsies piecus gadus un tos, atšķirībā no fiziskas pastkastītes, neapdraud ne citu cilvēku ļaunprātība, ne ugunsgrēks, ne vandāļi. Dokumentu atrašanās vienkopus ļauj izvairīties no to nozaudēšanas.
Ikvienam e-adreses īpašniekam tiek garantēts privātums, tas nozīmē – bez piešķirta pilnvarojuma neviena cita persona nevar piekļūt e-adresē esošajiem ziņojumiem. Privātums ne vienmēr ir iespējams, lietojot fizisku pastkastīti, īpaši jau iepriekš pieminētajā gadījumā – ja juridiskā adrese un uzņēmuma reālā adrese atšķiras.
Visa saziņa ar iestādēm – vienuviet
Izmantojot e-adresi, saziņa ar valsts un pašvaldību iestādēm notiks elektroniski. Neatkarīgi, kura valsts un pašvaldību iestāde ar jums vēlēsies sazināties, korespondence nonāks jūsu uzņēmuma e-adresē. Tieši tāpat uzņēmums var organizēt savu saziņu ar iestādēm – visas valsts un pašvaldību iestādes izmanto e-adresi, katrai tā ir viena un nemainīga. Sagatavojot vēstuli iestādei, vairs nav jāmeklē, kāda ir tās fiziskā vai e-pasta adrese, kuram tieši jāadresē sūtījums utt. – izvēlaties vajadzīgo iestādi pēc nosaukuma e-adreses sistēmā esošajā adresātu sarakstā un elektroniski nosūtat savu ziņojumu. Izveido savu e-adresi jau šodien!
No šā gada 1.janvāra e-adresi sev var izveidot ikviens – gan privātpersona, gan juridiska persona. E-adreses sūtītāju lokā šobrīd ir vairāk kā 3000 valsts un pašvaldību iestādes un pašlaik izveidotas jau vairāk nekā 5000 privātpersonu e-adreses.
No 2020. gada iestādes ar uzņēmējiem sazināsies izmantojot e-adresi, tāpēc aicinām to izveidot un sākt lietot jau tagad, autentificējoties portālā Latvija.lv, izmantojot eID karti vai mobilo lietotni eParaksts Mobile. Plašāku informāciju par e-adreses izveidošanu var lasīt daridigitaliarhivs.lv/e-adrese